G Suite导入超过1,200人 神通资科数位转型迈大步

神通资讯科技引领潮流，作为全台湾最大的SI（System Integration） 公司，早在 2013 年就看到云端是未来的科技趋势，即导入G Suite 领 先群雄迈向数位转型一大步。

一般人听到数位转型，都会觉得这是很遥远的事情，在第一线面对客户时，我们常常会听到「转型要花很多的钱呀」、「动到系统很麻烦」诸如此类的抱怨，或是觉得现在公司没赚钱，怎么会有预算去做数位转型呢。大家之所以觉得转型很困难，那是因为没有找到好方法或是知道如何跨出第一步，神通资科秉持着TMD（Technology, Methodology, Domain Knowledge）的 Know How，有丰富转导产业的经验，作为企业与数位转型中间的桥梁，最了解客户的痛点及难处，我们了解数位转型非一蹴可及，必须先求有再求好，一步一步的慢慢到位。

数位转型的精神就是数位化，建议从每天使用的 email 开始，先把 email 放上云端，展开数位转型的首部曲，当第 一步跨出后，火车头动了，后面的列车也会跟着动。

以往分享的案例，都是从辅导客户导入 G Suite 的角度 来介绍，这次要从神通资科自己导入G Suite的角度来说明， 介绍导入步骤与秘诀，以减少错误并增加效率。

神通导入G Suite 时，员工数逾 1,200 人，算是不小的工程，我们特地邀请当初协助导入 G Suite 的 MIS 部门同仁黄汉棠分享导入的心得及常见的问题：

Q：为什么换掉原来的信箱系统，拥抱 G Suite ？

先前提到，从管理者高度来看，数位转型第一步最好由email 开始；从执行面上来看，原来的信箱系统是放在自建机房的Lotus Notes，我们面临到以下四个问题：

一、费用问题：升级原 Lotus Notes 版本将会产生大笔 的支出，而且未来每次升级都还会产生费用，加上每年的 维护费、机器固定汰换等，费用非常可观。改用 G Suite， 初期帐面上看起来没有差异，但时间拉长，把固定资产摊 提的费用算进去，就会省很大。 G Suite 的版本还会自动更 新，根本不需要维护及额外的费用，最重要的是，依使用
的人数计算，非常划算。

二、安全性的问题：以前 MIS 每天要解决信箱中病毒 及垃圾信问题，还要常更新防毒软体及防火墙，但病毒日新月异，很难随时对付新的病毒。 Google 有专责 的资安团队，可确保云端上的资讯安全。

三、时间效率问题：神通对客户服务的信箱必须保持不中断，但每次版本升级都会有服务中断的问题，在没有更新的恶性循环下， 问题当然也愈来愈多。 Gmail 有高达99.9% 的 保证执行时间，除了会自动升级外，也不用担心延迟的问题。

四、使用空间问题：空间不够是最常见的问题， G Suite 基本版提供30G的空间，商务版则提供无上限的空间。

Q：神通资科总共花多少时间导入？

导入的时间因人因公司而异，只要一个按键，G Suite 服务即可使用，但神通员工众多，除了要考虑公司的文化， 还要照顾员工的感受，因此MIS 拟定了缜密的3 个月作战计画。

第一周MIS教育训练：3 名负责导入的同仁详读原厂导入手册后，拟定教育训练手册，同时选出第一阶段的200 位试用者，包含各部门的种子教官，目的是在导入时能就近协助解决问题。

第二周至一个月：期间内试用者将问题汇总，MIS 除了协助处理，也会做成训练教材，初期都是对系统不熟悉导致的问题，但因介面简单，故试用期满其满意度高达99%。

第二个月至第三个月：全公司导入，进行全公司的教育训练并成立战情中心，若员工在使用上有任何问题，可随时询问各部门的种子教官，种子教官无法解决的，再转给MIS，减少抱怨及抗拒。

Q：导入前期常遇见的问题？如何做新旧系统的移转？

原则上Domain设定好，按下开启键，即可开始在 Gmail 信箱收发信件。开启 G Suite 服务的前期，通常会让新旧信箱系统同时存在，可以选择让新旧信箱同时收到信，或是只让新信箱收到信，旧信箱则存放旧信件以便查询用。

神通选择前者，MIS可以透过转换工具将旧信箱的信 全部传到新信箱。如果要提供给稽核人员未来稽核用，可以使用 Google 保管箱功能，可保留、搜寻、汇出资料及设 定诉讼保留项目，以支援企业封存和电子搜证的需求。旧的 notes 信箱，仍留在 server 上，让同仁查询或下载留存。

使用 G Suite 的成效

一、MIS 人力升级再活化

在导入G Suite 前有三位负责email 事务的人员，导入 G Suite 后只需一位，但数位化最重要的精神并不是计算省 下多少的人力，是将人力用在更重要的工作推动上。 MIS 一 直在进行许多数位转型的任务，如果没有导入 G Suite，后 续工作无法迅速展开。

二、线上协作 工作高效率

改变工具就能改变流程，透过多人线上协作功能，开会时的会议纪录马上就能产出，会议结论马上实践，工作效率大幅提升。业务人员的业绩数字，透过协作功能随时 更新，避免e-mail 往返，寄错版本等问题。过去管理师汇整各部门的管理月报档案，会议前两天就会停止收件，但后续修改难以避免，十分困扰，多人线上协作解决了这个问题，它获得了最高员工满意度，已成为必备功能。

三、行动化实现行动办公室

召开会议时，常因与会人员众多，召集困难，现在只要有智慧型手机， 打开 Hangouts 或 Meet 随时可以召开会议，甚至人在公司外面也可参与会议，再也不用担心找不到会议室或无法到场出席会议。

G Suite 总共提供十多种应用，除了Gmail信箱外， 还有其他好用的办公工具，包括协作平台、Hangouts、日历、云端硬碟、表单及文件、Meet、地图、翻译、相簿、Cloud Search 等，只需一次费用，包办所有服务，真正实现云端办公室，行动办公高效率，帮助踏出数位转型第一步。