疫情衝擊辦公 型態重新定義

2021.09.13 公司新聞

國內三級警戒經歷了三度延長,持續逾兩個月,神通資科也從5月開始進行分流辦公,但遠端作業也讓出勤管理必須進行一連串的調整,包括平時上班會使用的差勤、簽核系統、分流如何管制等等問題,面對接二連三遭遇的挑戰,除了神通防疫小組機動性進行會議、制定政策,其他各個部門也盡力扮演支援角色,一切都為確保神通員工的健康安全。同時,神通所開發的無接觸式設備,更在疫情期間發揮莫大效益,讓各種業務營運及活動舉辦,不受疫情衝擊。


 防疫小組機動反應 守護員工健康

五月初發生的諾富特華航機師事件,神通資科開始提高警戒,相關行政部門進行了一場實地演練,因此,五月中三級警戒前一個星期,在蘇亮董事長的督導和指揮下,神通防疫小組立即成軍,並針對大樓管理及分流管制方式進行沙盤推演,包括目前使用的防疫專區通報、線上打卡、線上工作日誌等系統功能以及連結分流管制的白名單等等,都是在此階段以測試雛形使用。然而在三級警戒之後,神通防疫小組仍然要在各種突發狀況下隨機應變,例如兩星期必須更新一次的白名單、MIS隨時依需求更新各種系統,是否持續分流、普篩如何進行(包括外點)等等,除了要符合全體員工的最大利益,同時也要配合當下疫情的變化做出判斷,著實是高壓的工作。

 

 疫後回流辦公的反思 

即便是國際大型企業,例如Google、蘋果(Apple)、亞馬遜(Amazon)、摩根史坦利(JP Morgan)等企業,在著手準備讓員工返回辦公室,結果都不一定順利,例如,當工作地點得到解放,在工作目標皆達成的狀況下,是否能夠包容更多工作形式的可能性?或者員工是否習慣了在家辦公?或是迫不及待想回公司上班?或是想要幾天在家、幾天進辦公室等等。疫後的回流辦公,企業要面對的是員工的諸多期待,因此,Google開始規劃後疫情世代的戶外工作區域,Apple也正研擬「Retail Flex」計畫,讓門市員工也能利用遠端技術從事線上銷售、客服等業務。

 

 從神通經驗看未來趨勢 

目前神通已安排員工進行全面普篩並分批回流,值得反思的是,居家辦公期間所採取的變通作法,例如虛實整合、彈性化、數位化、自動化、雲端化等措施,是否應該保留?或許可以考慮更多辦公型態的可能性?從以下神通資科的經驗,我們可以觀察到,未來辦公型態的改變,正在我們身邊發生:
 

  • 無接觸式設備

神通MiAegis神盾機是神通防疫小組緊急開發完成的多功能溫感臉辨機,目前常設於神通內湖總部大廳,不僅能夠準確辨識員工身分,在戴著口罩的狀態下,辨識準確率仍可達到95%,同時,只要匯入白名單表格,就能將體溫量測和出勤管理整合。另一款防疫小組正在研擬開發的無接觸式臉辨扣款機,即是以MiAegis神盾機為原型開發的新機型,針對神通員工餐廳的消費具備確認補助者身分及受補助金額等功能,COVID-19成了「無接觸式設備」催化劑,意味著無接觸式設備將會是疫後市場的強烈需求。
 

  • 無紙化作業

目前神通的業管、採購作業已全程採取無紙化作業,所有單據文件皆轉成PDF數位檔,以標準儲存格式暫存在雲端硬碟,易於雲端共享、協作以及審核查閱,作業結束後,再轉至NAS資料庫中永久備存,也可作為未來定期稽核與查帳之用。無紙化作業符合環保永續精神,更能為企業節省紙張印刷的開支、加快處理流程,在資料保存上面更能節省空間、人力,但另一方面,數位儲存的資料要注意的是網路安全的防護。
 

  • 資訊安全

因應長期遠距溝通而大量增加的數位工具,也讓駭客嗅到可乘之機。資訊安全的確保刻不容緩,傳統邊界防禦(firewall)的觀念已經過時,網路無邊界,企業必須健全資安專責團隊,不斷學習精進,提高資安防禦能力。同時,資安防護人人有責,因此企業也必須提高同仁的資安意識,透過全面持續的教育訓練,做足日常防禦措施,才能將駭客入侵的機率降至最低。
 

  • 數位電子簽章

數位電子簽章是各部門紙本作業轉換成線上作業時,最迫切改變的需求。神通已經配合許多廠商在 DOCUSIGN平台上進行數位簽章,並且與公司內部既有的合約系統整合使用,目前神通資科正試用幾個方案,未來也將研擬全面實施。雖然台灣於2001年通過電子簽章法後,開放銀行行員在線上簽署或處理內部公文,而電子簽章所使用的技術是否具備合規性、合法性及安全性,仍是企業更為關注的議題,過去在許多條件未到位的狀況下,企業仍會因此躊躇不前,但因為疫情的關係,也不得不正視數位電子簽章的可行性。
 

  • 差勤系統

神通資科為緊急應變突如其來的三級警戒,特別在內部員工系統中開發「防疫專區」系統,提供員工「線上打卡」、「健康自主管理」、「員工防疫自主通報」等功能。例如,若有自主通報疑似接觸史者,就能方便列入職護的追蹤控管名單;全員填報出勤記錄與工作日誌,不但方便主管遠距管理,也讓在家工作的同仁維持必要的工作紀律,同時即時產出工作報告。差勤系統因為疫情關係,不再只是打卡上下班,開始有了性質的改變與功能的延伸,也傳達了公司對員工的關懷與照顧,它的未來式也值得我們探討。
 

  • 線上學習

疫情改變了傳統教育機構的教學模式,當然員工教育訓練也必然有所影響,不少企業紛紛轉而採取線上學習的模式。神通在疫情期間舉辦的的線上課程,包括由專業諮商心理師講授的「樂活講座」,提供員工面對疫情的防「鬱」技巧,常態性開設的「卓越講堂」活動也將推出「名人數位講堂」,未來將朝虛實整合來規劃,不但內容更多元豐富  ,也方便同仁彈性參與。企業如何透過新的學習平台及方法,建立更優質的學習環境及學習文化,將是未來成長的另一個契機。

 

 投資辦公空間和科技 迎向混合辦公新常態 

神通資科的Google Workspace的使用統計中,我們發現在居家遠距工作期間,Google Meet及Hangout的使用量明顯增加許多。Google Workspace的Gmail、Google Drive、Google Meet、Hangout及Calendar操作簡易,讓同仁隨時隨地可工作,工作效率反而提升,管理溝通不掉漆,協同合作亦可行。而各階層主管,也能透過一目了然、掌控全局的管理數據儀表板,取得所需的BI管理報表,掌握業務現況與動向。

從神通經驗來看,居家辦公(WFH)或混合辦公(Hybrid workplace)也能是一個讓勞資雙方皆滿意的工作模式,因此未來企業必然需要有一套賦能員工彈性工作的計畫,同時也必須將更多投資放入實體辦公空間和數位科技工具,協助實體與數位的工作場域都能夠溝通無礙,才能真正實現順暢運作的居家/混合辦公新常態。

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