G Suite導入超過1,200人 神通資科數位轉型邁大步

2019.07.16 公司新聞

神通資訊科技引領潮流,作為全台灣最大的SI(System Integration) 公司,早在2013 年就看到雲端是未來的科技趨勢,即導入G Suite 領 先群雄邁向數位轉型一大步。

一般人聽到數位轉型,都會覺得這是很遙遠的事情,在 第一線面對客戶時,我們常常會聽到「轉型要花很多的錢呀」、「動到系統很麻煩」諸如此類的抱怨,或是覺得現在公司沒賺錢,怎麼會有預算去做數位轉型呢。大家之所以覺得轉型很困難,那是因為沒有找到好方法或是 知道如何跨出第一步,神通資科秉持著TMD(Technology, Methodology, Domain Knowledge)的 Know How, 有豐富 轉導產業的經驗,作為企業與數位轉型中間的橋樑,最瞭解客戶的痛點及難處,我們瞭解數位轉型非一蹴可及,必須先求有再求好,一步一步的慢慢到位。 

數位轉型的精神就是數位化,建議從每天使用的 email 開始,先把 email 放上雲端,展開數位轉型的首部曲,當第 一步跨出後,火車頭動了,後面的列車也會跟著動。 

以往分享的案例,都是從輔導客戶導入 G Suite 的角度 來介紹,這次要從神通資科自己導入 G Suite 的角度來說明, 介紹導入步驟與秘訣,以減少錯誤並增加效率。

神通導入 G Suite 時,員工數 逾 1,200 人,算是不小的工程,我們特地邀請當初協助導入 G Suite 的 MIS 部門同仁黃漢棠分享導入的心得及常見的問題:

Q:為什麼換掉原來的信箱系統,擁抱 G Suite ?

先前提到,從管理者高度來看,數位轉型第一步最好 由 email 開始;從執行面上來看,原來的信箱系統是放在自 建機房的 Lotus Notes,我們面臨到以下四個問題: 

一、費用問題:升級原 Lotus Notes 版本將會產生大筆的支出,而且未來每次升級都還會產生費用,加上每年的維護費、機器固定汰換等,費用非常可觀。改用 G Suite, 初期帳面上看起來沒有差異,但時間拉長,把固定資產攤 提的費用算進去,就會省很大。G Suite 的版本還會自動更 新,根本不需要維護及額外的費用,最重要的是,依使用
的人數計算,非常划算。

二、安全性的問題:以前 MIS 每天要解決信箱中病毒及垃圾信問題,還要常更新防毒軟體及防火牆,但病毒日新月異,很難隨時對付新的病毒。Google 有專責 的資安團隊,可確保雲端上的資訊安全。

三、時間效率問題:神通對客戶服務的信箱必須保持不中斷,但每次版本升級都會有服務中斷的問題,在沒有更新的惡性循環下, 問題當然也愈來愈多。Gmail 有高達 99.9% 的 保證執行時間,除了會自動升級外,也不用擔心延遲的問題。

四、使用空間問題:空間不夠是最常見的問題, G Suite 基本版提供 30G 的空間,商務版則提供無上限的空間。

Q:神通資科總共花多少時間導入?

導入的時間因人因公司而異,只要一個按鍵,G Suite 服務即可使用,但神通員工眾多,除了要考慮公司的文化, 還要照顧員工的感受,因此MIS 擬定了縝密的3 個月作戰計畫。 

第一週MIS教育訓練:3 名負責導入的同仁詳讀原廠 導入手冊後,擬定教育訓練手冊,同時選出第一階段的 200 位試用者,包含各部門的種子教官,目的是在導入時能就近協助解決問題。 

第二週至一個月:期間內試用者將問題匯總,MIS 除了協助處理,也會做成訓練教材,初期都是對系統不熟悉導致的問題,但因介面簡單,故試用期滿其滿意度高達 99%。

第二個月至第三個月:全公司導入,進行全公司的教育訓練並成立戰情中心,若員工在使用上有任何問題,可隨時詢問各部門的種子教官,種子教官無法解決的,再轉給 MIS,減少抱怨及抗拒。

Q:導入前期常遇見的問題?如何做新舊系統的移轉?

原則上Domain設定好,按下開啟鍵,即可開始在Gmail信箱收發信件。開啟 G Suite 服務的前期,通常會讓新舊信箱系統同時存在,可以選擇讓新舊信箱同時收到信,或是只讓新信箱收到信,舊信箱則存放舊信件以便查詢用。 

神通選擇前者,MIS 可以透過轉換工具將舊信箱的信 全部傳到新信箱。如果要提供給稽核人員未來稽核用,可以使用 Google 保管箱功能,可保留、搜尋、匯出資料及設定訴訟保留項目,以支援企業封存和電子蒐證的需求。舊的 notes 信箱,仍留在 server 上,讓同仁查詢或下載留存。

使用 G Suite 的成效

一、MIS 人力升級再活化

在導入G Suite 前有三位負責email 事務的人員,導入 G Suite 後只需一位,但數位化最重要的精神並不是計算省 下多少的人力,是將人力用在更重要的工作推動上。MIS 一 直在進行許多數位轉型的任務,如果沒有導入 G Suite,後 續工作無法迅速展開。

二、線上協作 工作高效率

改變工具就能改變流程,透過多人線上協作功能,開會時的會議紀錄馬上就能產出,會議結論馬上實踐,工作效率大幅提升。業務人員的業績數字,透過協作功能隨時 更新,避免e-mail 往返,寄錯版本等問題。過去管理師匯 整各部門的管理月報檔案,會議前兩天就會停止收件,但後續修改難以避免,十分困擾,多人線上協作解決了這個問題,它獲得了最高員工滿意度,已成為必備功能。

三、行動化實現行動辦公室

召開會議時,常因與會人員眾多,召集困難,現在只要有智慧型手機, 打開 Hangouts 或 Meet 隨時可以召開會議,甚至人在公司外面也可參與會議,再也不用擔心找不到會議室或無法到場出席會議。 

G Suite 總共提供十多種應用,除了 Gmail 信箱外, 還有其他好用的辦公工具,包括 協作平台、Hangouts、日曆、雲端硬 碟、表單及文件、Meet、地圖、翻譯、相簿、Cloud Search等,只需一次費用,包辦所有服務,真正實現雲端辦公室,行動辦公高效率,幫助踏出數位轉型第一步。

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